Ausgangsbelege archivieren
Rechnungen, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen aus weclapp werden mit Belegnummer, Kundennummer, Datum und Betrag automatisch in einem DocuWare-Aktenschrank abgelegt.
DocuWare
DocuWare-weclapp-Schnittstelle
Die Schnittstelle verbindet weclapp und DocuWare beim Belegarchiv, ohne dass Buchhaltung und Einkauf Belege von Hand ablegen. Rechnungen, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen aus weclapp landen automatisch mit Belegnummer, Kundennummer und Datum indexiert in DocuWare. Freigegebene Eingangsrechnungen aus dem DocuWare-Workflow legt die Schnittstelle umgekehrt als Eingangsrechnung in weclapp an.
Schnittstelle anfragenAuf Anfrage
- Objekte
- Rechnungen, Lieferungen, Aufträge, Angebote, Bestellungen
- Richtung
- Bidirektional
- Typ
- Schnittstelle · Dokumente & DMS
- Voraussetzungen
- weclapp-Mandant mit API-Token · DocuWare-System-URL der Kundenumgebung · DocuWare ab Version 7.5 für Webhooks · DocuWare-Zugang per Cookie- oder OAuth-Authentifizierung je nach Version
Live
Funktionen
Eingangsrechnungen übernehmen
Gibt der DocuWare-Workflow eine Rechnung frei, legt die Schnittstelle die Eingangsrechnung in weclapp an. Die weclapp-ID geht als Indexwert zurück nach DocuWare.
Belege am Auftrag ablegen
Dokumente zum weclapp-Auftrag oder Einkaufsauftrag, etwa Kundenbestellungen oder Auftragsbestätigungen von Lieferant:innen, landen mit Auftragsnummer als Index in DocuWare.
Direktsprung ins Archiv
Am weclapp-Beleg hinterlegt die Schnittstelle einen DocuWare-Link, über den sich das archivierte Dokument direkt öffnen lässt.
Automatische Belegverarbeitung
Freigegebene DocuWare-PDFs lassen sich alternativ per Belegverarbeitung in weclapp einlesen, die Eingangsrechnung entsteht dann per OCR oder E-Rechnung.
Sie haben spezielle Anforderungen? Wir setzen sie um.
Zusätzliche Objekttypen, eigene Feldzuordnungen, eine abweichende Abgleichlogik: Die Lösung ist so gebaut, dass sie erweitert werden kann, ohne von vorn anzufangen. Was Sie brauchen, klären wir vorher, nicht im laufenden Betrieb.
Anwendungsfälle
- Rechnungsversand
- Eine Rechnung wird in weclapp gebucht: das PDF geht mit Belegnummer, Kundennummer und Betrag in den DocuWare-Aktenschrank Ausgangsrechnungen.
- Rechnungseingang
- Der DocuWare-Workflow gibt eine Eingangsrechnung frei. Die Schnittstelle legt sie in weclapp an und schreibt die weclapp-ID als Indexwert zurück.
- Auftragsabwicklung
- Eine Kundenbestellung oder eine Auftragsbestätigung von Lieferant:innen trifft am weclapp-Auftrag ein und wird mit Auftragsnummer als Index in DocuWare abgelegt.
- Belegrecherche
- Im weclapp-Beleg fehlt der direkte Zugriff aufs Archiv: der hinterlegte DocuWare-Link öffnet das Dokument ohne Umweg über die Suche.
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Vorteile
- Belege müssen nicht mehr heruntergeladen und von Hand abgelegt werden.
- Einheitliche Indexwerte ersetzen Tippfehler bei der manuellen Verschlagwortung.
- Freigegebene Eingangsrechnungen landen nicht doppelt in weclapp.
- Jeder erzeugte weclapp-Beleg schließt automatisch die Lücke im Archiv.
Belegarchivierung zwischen weclapp und DocuWare
Führendes SystemRechnungen
Lieferscheine
Auftragsbestätigungen
Eingangsrechnungen
Freigabestatus
DocuWareDurchgezogen läuft immer. Gestrichelt ist der optionale Rückkanal.
Preis
Den Preis nennen wir im Angebot, sobald wir Ihren Ablauf kennen.
Häufige Fragen
Funktioniert die Schnittstelle zu DocuWare auch ohne Webhooks?
Webhooks stehen bei DocuWare erst ab Version 7.5 zur Verfügung. Bei älteren Versionen fragt die Schnittstelle die Belege stattdessen im Intervall ab. Die Übergabe läuft dann leicht verzögert statt in Echtzeit.
Wie meldet sich die Schnittstelle bei DocuWare an, Cloud oder On-Premise?
Die Authentifizierung hängt von der DocuWare-Version ab: bis 7.10 per Cookie, ab 7.8 per OAuth, ab 7.11 per OAuth mit App-Registrierung und optional SSO über Microsoft Entra ID. On-Premise-Installationen müssen für die Schnittstelle erreichbar sein.
Was passiert bei falschen DocuWare-Zugangsdaten?
Wiederholte fehlgeschlagene Anmeldeversuche können laut DocuWare zur Kontosperre führen. Die Schnittstelle bricht deshalb bei Authentifizierungsfehlern ab, statt es endlos erneut zu versuchen. Zugangsdaten prüfen wir vor der Einrichtung gemeinsam.
Erkennt die Schnittstelle doppelte Belege in DocuWare?
weclapp-Webhooks melden nur Anlage, Änderung oder Löschung je Beleg, keinen fachlichen Status. Den Duplikatschutz bei mehrfachen Aktualisierungen übernimmt deshalb die Schnittstelle selbst. Ein Statusfilter, etwa nur gebuchte Rechnungen, wird bei der Einrichtung festgelegt.
Muss unser DocuWare-Aktenschrank für die Schnittstelle umgebaut werden?
Aktenschränke, Indexfelder und Freigabe-Workflows sind in jeder DocuWare-Umgebung individuell aufgebaut. Wir richten die Zuordnung der weclapp-Belege an Ihren vorhandenen Aktenschränken und Indexfeldern aus. Ein Umbau des Aktenschranks ist dafür nicht nötig.
Weitere weclapp-Lösungen
Ihre Wunsch-Lösung fehlt noch?
Das ändern wir.
Wir erweitern das Portfolio entlang der Anforderungen unserer Kund:innen. Sagen Sie uns, was verbunden werden soll. Den Rest klären wir im Gespräch.