Ausgangsrechnungen archivieren
Ausgangsrechnungen, Gutschriften und Aufträge werden nach Abschluss automatisch als PDF in ecoDMS archiviert, klassifiziert mit Kundennummer, Belegnummer, Belegdatum und Betrag.
ecoDMS
ecoDMS-weclapp-Schnittstelle
Die Schnittstelle überträgt Belege aus weclapp automatisch nach ecoDMS. Rechnungen, Aufträge, Lieferscheine und Bestellungen werden nach Abschluss als PDF archiviert und mit Kundennummer, Belegnummer, Datum und Betrag klassifiziert. Buchhaltung und Backoffice müssen Belege nicht mehr von Hand herunterladen und ablegen.
Schnittstelle anfragenAuf Anfrage
- Objekte
- Rechnungen, Aufträge, Angebote, Lieferungen, Bestellungen
- Richtung
- weclapp → ecoDMS
- Typ
- Schnittstelle · Dokumente & DMS
- Voraussetzungen
- weclapp-Mandant mit API-Token · ecoDMS-Lizenz ecoDMS ONE (unbegrenzte API-Nutzung statt 10 Zugriffe im Monat) · ecoDMS-Benutzerkonto mit Klassifizierungsrolle (z. B. ecoSIMSCLASSIFY) · Erreichbarkeit des ecoDMS-Servers (Portfreigabe, Reverse Proxy oder VPN bei On-Premise)
Live
Funktionen
Lieferscheine und Bestellungen ablegen
Lieferscheine und Bestellungen landen je Belegart in einem festen ecoDMS-Ordner mit eigener Dokumentart.
Eingangsrechnungen übernehmen
Eingangsrechnungen, die an der weclapp-Einkaufsrechnung hängen, werden mit Lieferantennummer und Rechnungsnummer ins ecoDMS-Archiv übernommen.
Rückverweis am Beleg
Die ecoDMS-Dokument-ID wird optional in ein Zusatzfeld des weclapp-Belegs zurückgeschrieben, damit sich das Archivdokument von dort finden lässt.
Korrekturen versionieren
Wird ein weclapp-Beleg korrigiert, entsteht in ecoDMS eine neue Version des Dokuments statt eines Duplikats.
Sie haben spezielle Anforderungen? Wir setzen sie um.
Zusätzliche Objekttypen, eigene Feldzuordnungen, eine abweichende Abgleichlogik: Die Lösung ist so gebaut, dass sie erweitert werden kann, ohne von vorn anzufangen. Was Sie brauchen, klären wir vorher, nicht im laufenden Betrieb.
Anwendungsfälle
- Rechnungsabschluss
- Eine Ausgangsrechnung wird in weclapp gebucht: das PDF landet automatisch klassifiziert mit Kundennummer, Belegnummer und Betrag in ecoDMS.
- Lieferschein
- Ein Lieferschein wird in weclapp erzeugt und geht mit eigener Dokumentart in den passenden ecoDMS-Ordner.
- Eingangsrechnung buchen
- Eine Eingangsrechnung hängt am weclapp-Einkaufsbeleg: sie wird mit Lieferantennummer und Rechnungsnummer zusätzlich im ecoDMS-Archiv abgelegt.
- Betriebsprüfung
- Bei einer Rückfrage in der Betriebsprüfung findet sich jeder Beleg einheitlich klassifiziert in ecoDMS, ohne Suche nach einzelnen PDFs.
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Vorteile
- Belege müssen nicht mehr manuell exportiert und in ecoDMS abgelegt werden.
- Jeder gebuchte Beleg landet vollständig im Archiv, ohne Lücken.
- Einheitliche Klassifikation aus weclapp-Stammdaten verhindert Fehlablagen.
- Mitarbeitende ohne weclapp-Zugang finden Belege direkt in ecoDMS.
Belegarchivierung von weclapp nach ecoDMS
Führendes SystemRechnungen
Lieferscheine
Bestellungen
Eingangsrechnungen
Dokument-ID
ecoDMSDurchgezogen läuft immer. Gestrichelt ist der optionale Rückkanal.
Preis
Den Preis nennen wir im Angebot, sobald wir Ihren Ablauf kennen.
Häufige Fragen
Reicht die normale ecoDMS-Business-Lizenz für die Schnittstelle zu weclapp?
Die normale Business-Lizenz erlaubt nur zehn Up- oder Downloads im Monat über die API. Für eine laufende Belegarchivierung braucht es praktisch ecoDMS ONE. Ohne diese Lizenz stockt die Übertragung schon nach wenigen Belegen.
Kommt eine Rückmeldung aus ecoDMS zurück nach weclapp?
ecoDMS bietet keine dokumentierten Webhooks, ein Rückkanal ginge nur per Abfrage im Intervall. Deshalb überträgt die Schnittstelle Belege ausschließlich von weclapp nach ecoDMS. Optional schreibt sie die ecoDMS-Dokument-ID als Rückverweis an den weclapp-Beleg.
Muss ecoDMS öffentlich aus dem Internet erreichbar sein?
ecoDMS läuft meist on-premise auf Windows, Linux oder einem NAS. Für den Zugriff braucht es eine Portfreigabe, einen Reverse Proxy oder ein VPN. Alternativ lässt sich ein gehosteter ecoDMS-Service beim Reseller einsetzen.
Entstehen bei einer korrigierten Rechnung doppelte Dokumente in ecoDMS?
Ein korrigierter weclapp-Beleg erzeugt keine neue Kopie, sondern eine neue Version des bestehenden ecoDMS-Dokuments. So bleibt die Historie nachvollziehbar. Duplikate im Archiv entstehen dadurch nicht.
Wie sind Ordner und Zusatzfelder in ecoDMS für unsere Belege eingerichtet?
Ordner, Dokumentarten und Zusatzfelder sind in jedem ecoDMS-Archiv unterschiedlich angelegt. Wir richten die Zuordnung der weclapp-Belege an Ihren vorhandenen Ordnern und Dokumentarten aus. Eine allgemeingültige Standardzuordnung gibt es dafür nicht.
Weitere weclapp-Lösungen
Ihre Wunsch-Lösung fehlt noch?
Das ändern wir.
Wir erweitern das Portfolio entlang der Anforderungen unserer Kund:innen. Sagen Sie uns, was verbunden werden soll. Den Rest klären wir im Gespräch.