Microsoft Power Automate

Microsoft Power Automate-weclapp-Automation

Die Schnittstelle verbindet weclapp über einen Power-Automate-Connector mit Outlook, Teams, SharePoint und Forms. Eingangsrechnungen aus dem Postfach, Formularanfragen oder neue Rechnungen lassen sich so automatisch in Flows verarbeiten. Buchhaltung und Vertriebsinnendienst sparen sich das manuelle Übertragen zwischen Microsoft 365 und weclapp.

Automation anfragenAuf Anfrage

Objekte: Kunden, Kontakte, Angebote, Aufträge, Rechnungen
Richtung: Bidirektional
Typ: Automation · Automatisierung & Middleware
Voraussetzungen: weclapp-Mandant mit API-Token · Power Automate Premium-Lizenz oder Process-Lizenz je Nutzer:in · Individueller Custom Connector je Kundenmandant

Funktionen

Eingangsrechnungen aus Outlook erfassen

Ein PDF-Anhang aus dem Outlook-Postfach legt die Schnittstelle als Beleg und Eingangsrechnungs-Entwurf in weclapp an, die Freigabe läuft über Teams.

Formularanfragen automatisch anlegen

Antworten aus Microsoft Forms oder einer Power App legt die Schnittstelle als Kontakt, Lead oder Ticket in weclapp an.

Rechnungen in SharePoint ablegen

Eine neue Ausgangsrechnung in weclapp legt die Schnittstelle als PDF in der SharePoint-Kundenakte ab und benachrichtigt den Vertrieb in Teams.

Genehmigungen über Teams einholen

Angebote oder Aufträge über einem Betragsgrenzwert lösen eine Genehmigung in Teams aus, das Ergebnis schreibt die Schnittstelle zurück nach weclapp.

Tickets in Teams melden

Ein neues Ticket in weclapp löst eine Nachricht im zuständigen Teams-Kanal aus.

Sie haben spezielle Anforderungen? Wir setzen sie um.

Zusätzliche Objekttypen, eigene Feldzuordnungen, eine abweichende Abgleichlogik: Die Lösung ist so gebaut, dass sie erweitert werden kann, ohne von vorn anzufangen. Was Sie brauchen, klären wir vorher, nicht im laufenden Betrieb.

Anwendungsfälle

Kreditorenbuchhaltung: Eine Eingangsrechnung aus Outlook landet als Beleg und Entwurf in weclapp, die Freigabe läuft über Power Automate Approvals in Teams.
Vertriebsinnendienst: Eine Anfrage aus Microsoft Forms oder einer Power App wird ohne Abtippen als Kontakt oder Ticket in weclapp angelegt.
Rechnungsversand: Eine neue Ausgangsrechnung in weclapp legt automatisch ein PDF in der SharePoint-Kundenakte ab, der Vertrieb erhält eine Teams-Nachricht.
Angebotsfreigabe: Ein Angebot oder Auftrag über dem Betragsgrenzwert löst eine Genehmigung in Teams aus, das Ergebnis geht zurück an weclapp.

Vorteile

Rechnungs-PDFs und Formularanfragen wandern ohne manuelles Übertragen weiter.
Freigaben laufen in Teams statt per E-Mail-Rückfrage.
Flow-Bauer pflegen Token und Paginierung nicht in jeder Aktion neu.
Aktionen und Antwortschemata sind einheitlich statt je Flow neu gebaut.

Flows zwischen weclapp und Microsoft 365

Führendes System

Rechnungen

Tickets

Genehmigungsanfragen

Formularanfragen

Freigabestatus

Microsoft Power Automate

Durchgezogen läuft immer. Gestrichelt ist der optionale Rückkanal.

Preis

Den Preis nennen wir im Angebot, sobald wir Ihren Ablauf kennen.

Auf Anfrage

zzgl. USt.

Jetzt anfragen

Häufige Fragen

Gibt es einen fertigen weclapp-Connector im Power-Automate-Store?

Nein, einen offiziellen weclapp-Connector gibt es nicht. BES baut dafür einen Custom Connector auf Basis der weclapp-REST-API.

Welche Power-Automate-Lizenz brauche ich für die weclapp-Anbindung?

Custom Connectors sind Premium-Funktionen. Nötig ist eine Power-Automate-Premium-Lizenz oder eine Process-Lizenz je Nutzer:in.

Reagiert der Power-Automate-Flow in Echtzeit auf neue weclapp-Datensätze?

Standardmäßig fragt der Custom Connector neue oder geänderte Datensätze im Intervall per Polling ab. Ein weclapp-Webhook kann den Flow zusätzlich nahezu in Echtzeit auslösen.

Lässt sich der Power-Automate-Connector für mehrere Kundenmandanten gemeinsam nutzen?

Nein, Custom Connectors werden nur innerhalb einer Organisation geteilt. Für jeden Kundenmandanten importiert BES den Connector einzeln.

Was passiert, wenn die weclapp-API-Spezifikation zu groß für Power Automate ist?

Custom Connectors akzeptieren nur Definitionen unter 1 MB nach OpenAPI 2.0. BES reduziert die weclapp-Spezifikation deshalb auf einen kuratierten Teil der Endpunkte.