Spendesk

Spendesk-weclapp-Schnittstelle

Die Schnittstelle übernimmt vorkontierte Kartenzahlungen, Mitarbeiterauslagen und Lieferantenrechnungen aus Spendesk als Eingangsrechnung mit Beleg in die weclapp-Finanzbuchhaltung. Nach der Zahlung oder Erstattung in Spendesk gleicht sie automatisch die offenen Posten in weclapp aus. So entfällt die doppelte Kontierung und die Suche nach einzelnen Belegen.

Schnittstelle anfragenAuf Anfrage

Objekte: Rechnungen, Lieferanten, Dokumente, Zahlungen, Buchungen
Richtung: Spendesk → weclapp
Typ: Schnittstelle · Buchhaltung & Steuern
Voraussetzungen: weclapp-Mandant mit API-Token · Spendesk-API-Key (Client-ID und Secret) mit Account-Owner-Freigabe · experimentelle Webhook-Scopes bei Spendesk beantragt (optional, sonst Abruf im Intervall)

Funktionen

Kartenzahlungen als Eingangsrechnung

Vorkontierte Kartenzahlungen und SaaS-Abos aus Spendesk übernimmt die Schnittstelle mit Beleg als Eingangsrechnung in weclapp.

Mitarbeiterauslagen an den Kreditor

Auslagen legt die Schnittstelle als Verbindlichkeit gegenüber dem Mitarbeitenden-Kreditor an und gleicht sie nach der Erstattung als bezahlt ab.

Freigegebene Lieferantenrechnungen

In Spendesk freigegebene und bezahlte Lieferantenrechnungen samt Zahlung übernimmt die Schnittstelle in die weclapp-Offene-Posten-Liste.

Kostenstellen aus Spendesk

Kostenstelle und Analysefeld aus Spendesk ordnet die Schnittstelle der weclapp-Kostenstelle über eine Mapping-Tabelle zu.

Lieferantenabgleich über USt-ID

Ein neuer Lieferantenstamm aus Spendesk wird über Name oder USt-ID abgeglichen und bei Bedarf in weclapp neu angelegt.

Sie haben spezielle Anforderungen? Wir setzen sie um.

Zusätzliche Objekttypen, eigene Feldzuordnungen, eine abweichende Abgleichlogik: Die Lösung ist so gebaut, dass sie erweitert werden kann, ohne von vorn anzufangen. Was Sie brauchen, klären wir vorher, nicht im laufenden Betrieb.

Anwendungsfälle

Kreditkartenbuchhaltung: Eine Kartenzahlung wird in Spendesk vorkontiert: die Schnittstelle legt sie mit Beleg als Eingangsrechnung in der weclapp-Finanzbuchhaltung an.
Reisekostenabrechnung: Eine Auslage wird in Spendesk erfasst: weclapp führt sie als Verbindlichkeit gegenüber dem Mitarbeitenden-Kreditor, bis die Erstattung sie ausgleicht.
Lieferantenrechnung: Eine Lieferantenrechnung wird in Spendesk freigegeben und bezahlt: Rechnung und Zahlung kommen zusammen in die weclapp-Offenen-Posten.
Kostenstellenauswertung: Ein Monatsabschluss steht an: Ausgaben mit Kostenstelle aus Spendesk stehen für die Auswertung in weclapp bereit.

Vorteile

Kartenzahlungen und Auslagen müssen nicht mehr einzeln erfasst werden.
Die Kontierung erfolgt nur einmal, nicht ein zweites Mal in weclapp.
Belege hängen direkt an der Eingangsrechnung, die Suche entfällt.
Offene Posten stimmen nach der Zahlung ohne manuellen Abgleich.

Ausgaben und Rechnungen von Spendesk nach weclapp

Führendes System

Kartenzahlungen

Auslagen

Lieferantenrechnungen

Kostenstellen

Spendesk

Durchgezogen läuft immer.

Preis

Den Preis nennen wir im Angebot, sobald wir Ihren Ablauf kennen.

Auf Anfrage

zzgl. USt.

Jetzt anfragen

Häufige Fragen

Kommen Ausgaben aus Spendesk sofort in weclapp an?

Nur wenn Spendesk die experimentellen Webhooks für Kund:innen freigeschaltet hat, kommt die Ausgabe sofort. Ohne diese Freischaltung ruft die Schnittstelle neue Ausgaben im Intervall ab, etwa täglich.

Was passiert mit Dubletten, wenn eine Ausgabe in Spendesk korrigiert wird?

Der Payables-Abruf liefert je Snapshot einen Zeitraum von höchstens 31 Tagen mit bis zu 30 Einträgen je Seite. Korrigierte Ausgaben werden über diesen erneuten Abruf erkannt, ein eigener Änderungs-Webhook fehlt dafür.

Lassen sich Stammdaten aus dem weclapp-Lieferantenstamm nach Spendesk zurückspielen?

Nein, Schreibzugriff auf Lieferantenstamm und Kostenstellen bietet Spendesk in der Regel nicht an.* Stammdaten aus weclapp lassen sich deshalb nicht verlässlich nach Spendesk übertragen.

Wer muss die Spendesk-API für die Schnittstelle freischalten?

Der API-Zugang hängt an Tarif und der Account-Owner-Rolle bei Spendesk. Die Freischaltung erfolgt durch die Kundschaft selbst oder in Abstimmung mit dem Customer Success Manager von Spendesk.

Lohnt sich die Spendesk-Schnittstelle auch, wenn Rechnungen bereits über DATEV laufen?

Wer Spendesk direkt an DATEV anbindet, braucht diese Schnittstelle nicht. Sie lohnt sich für Unternehmen, die ihre Finanzbuchhaltung in weclapp statt in DATEV führen.

* Technische Prüfung vorbehalten.